Koordinierte Prüfung der Datenschutzbeauftragten

Den Datenschutzbeauftragten den Rücken stärken

Datenschutzbeauftragte übernehmen in Unternehmen und Institutionen unverzichtbare Aufgaben und eine enorme Verantwortung. Damit sie beidem im Sinne eines wirkungsvollen Datenschutzes gerecht werden können, soll ihnen in den Unternehmen der Rücken freigehalten und durch eine seit März 2023 laufende koordinierte Prüfung letztlich auch gestärkt werden. Das ist von zentraler Bedeutung, denn die Datenschutzbeauftragten übernehmen in den Unternehmen einerseits eine unverzichtbare Beratungsfunktion, andererseits sind sie die wesentliche Kontrollinstanz vor Ort.

Wichtig: Qualifikation und Ressourcen

Um sicherzustellen, dass sie diesen Aufgaben gerecht werden, ist eine umfassende Qualifikation unverzichtbar. Ebenso wichtig ist es, dass den Beauftragten in den Unternehmen alle benötigten Ressourcen zur Verfügung stehen. Beides wird in der koordinierten Prüfung der Datenschutzbeauftragten genau hinterfragt, damit sie aus einer starken Position der Kompetenz heraus agieren können.

Unabhängigkeit des Datenschutzes

Sollen die Vorgaben des Datenschutzes gelebt werden, ist die Unabhängigkeit der Beauftragten mindestens ebenso wichtig. Dazu gehört zum einen, dass insbesondere die Ausübung von Zusatzfunktionen stets kritisch betrachtet wird. Nicht nur mit dem Datenschutz beauftragt zu sein, sondern zugleich in verantwortlicher Position beispielsweise für die IT oder das Personalwesen zuständig zu sein, birgt das Risiko von Interessenkonflikten.

Direkte Berichterstattung der Stabsstelle

Nicht zu vergessen ist auch, dass Datenschutzbeauftragte direkt der obersten Managementebene berichten sollen. Umwege über weitere Berichtsebenen sind unbedingt zu vermeiden, denn auch hier sind eventuelle Verzögerungen und Interessenkonflikte mögliche Hindernisse einer sauberen Kommunikation. Aus diesem Grund müssen die Datenschutzbeauftragten einen Bericht über ihre Tätigkeit erstellen und diesen direkt mit den Verantwortlichen durchsprechen. Dementsprechend ist die Positionierung des Datenschutzbeauftragten als Stabstelle im Organigramm gefordert.

Erster Schritt: Fragebögen

Im Rahmen der Prüfaktion sind von den Datenschutzbeauftragten im ersten Schritt Fragebögen auszufüllen. Sie sollen Auskunft darüber geben, inwieweit die Beauftragten ihre gemäß der DSGVO festgeschriebenen Aufgaben erfüllen können. In einem zweiten Schritt können von den Behörden weitere Untersuchungen durchgeführt werden. Bei Verstößen gegen die DSGVO drohen durchaus empfindliche Bußgelder.

Rechtzeitig Unterstützung holen

Wer den Datenschutz als unabhängiges Instrument in sein Unternehmen oder seine Organisation integrieren möchte, kann sich von externen Beratern schon bei der Entwicklung der Aufbau- beziehungsweise Ablauf-Organisation unterstützen lassen. Das gilt auch für Detailfragen – etwa zu Qualifikation und Unabhängigkeit der Datenschutzbeauftragten. Auch unser Team steht Ihnen gern zur Verfügung.

Hier geht es zur Information der BayLDA

Ihr Team von Datenschutz Prinz